وبلاگ - وَ رازی نو دراندازیم
اگر به چند دهه قبل برگردیم شاید هرگز تصوری از شکل مدیریت کسب و کارها با ابزارهای کنونی نداشتیم. بسیاری از راهکارهای سنتی امروزه دیگر کارآمد نبوده و پاسخگوی نیاز شرکت‌هایی که در اندازه بزرگ و با حجم و تنوع بسیار بالا اقدام به تولید و عرضه محصولات خود می‌کنند، نیستند؛ بی‌شک ساماندهی و مدیریت یک بنگاه اقتصادی بدون دارا بودن ابزارهای پیشرفته، سخت و پر چالش خواهد بود.
طی سال‌های اخیر و به خصوص پس از پاندمی کرونا، توسعه فناوری و موارد استفاده از آن جهش بسیار خوبی را تجربه کرده، به طوری که فارغ از حوزه تخصصی تقریبا هر کسب‌وکاری در روند فعالیت خود به یکی از غول های فناوری جهان وابسته است. ما در عصر حاضر با مفاهیم تازه‌ای همچون واقعیت افزوده، بلاکچین، هوش مصنوعی، سیستم، نرم‌افزار و ده‌ها نمونه دیگر آشنا شده‌ایم. مفاهیمی که هرکدام از آن‌ها به تنهایی انقلابی عظیم در تولید دانش و پیشبرد کارها به وجود آورده‌اند و حالا با شکل‌گیری این تغییرات آنچه که لازمه‌ی یک مدیریت بی‌کم و کاست است، در اختیار بنگاه‌های اقتصادی قرار دارد.
SAP چیست؟
SAP یک راه حل مبتنی بر فناوری اطلاعات است که تمام منابع سازمان اعم از مواد اولیه، ماشین‌آلات، نیروی انسانی و پول را توسط یک سیستم هوشمند و به هم پیوسته با سرعت، دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران سطوح مختلف قرار می‌دهد تا مدیران بتوانند به طور مناسب فرآیند برنامه‌ریزی و عملیات سازمان را مدیریت کنند و از این طریق اتوماسیون و یکپارچگی تمام فرآیندها و در نتیجه افزایش کارایی سازمان حاصل می‌شود.
با توجه به عواملی گوناگن مانند محدودیت منابع، افزایش رقابت و حجم اطلاعات، نیاز به اطلاعات صحیح از جمله گزارشات و تحلیل‌های مدیریتی و دلایل بسیار زیاد دیگر شرکت‌های پیشرو در دنیا از سیستم‌های برنامه‌ریزی جامع منابع سازمانی ERP بهره می‌برند. این سیستم‌ها این امکان را میسر می‌سازد که با برنامه‌ریزی بهینه منابع سازمانی، بهبود فرآیندها و گردش اطلاعات سازمان به صورت یکپارچه، جامع و هوشمند بتوان به شکل چشم‌گیری هزینه‌های سازمان و خصوصاً هزینه‌های تولید را کاهش داد و در نهایت شاهد افزایش بهره‌وری، راندمان و کیفیت و همچنین کاهش قیمت محصولات نهایی باشیم.
این سیستم بستر مناسب و هوشمندی برای تصمیم‌گیری‌های به موقع مدیران فراهم می‌سازد و حتی منجر به افزایش رضایت‌مندی ذینفعان اعم از سهامداران، کارمندان، مشتریان و جامعه نیز خواهد شد.
ضرورت استفاده از ERP در سازمان‌ها
ERP-SAP به عنوان پیشرو و رهبر بازار ERP با داشتن بیش از ۴۵۰،۰۰۰ مشتری در ۱۸۰ کشور، بهترین و قوی‌ترین ERP روز دنیا است و ۲۳ درصد از بازار ERP دنیا را در اختیار دارد به طوری‌که در حال حاضر برترین برندهای دنیا برای مدیریت یکپارچه سازمان خود از این پلتفرم استفاده می‌کنند.
سیستم ERP-SAP به عنوان یک از بزرگترین شرکت‌های ارائه‌کننده راهکارهای جامع سازمان شناخته می‌شود که مرجع مدل فرآیندی مخصوص هر صنعت را در قالب Best Practice ارائه می‌کند.
رایزکو در مسیر تحول
شرکت سرمایه‌گذاری و توسعه راهبردی راز (رایزکو) نیز به عنوان یکی از سازمان‌های پیشرو در استفاده از دانش روز، تلاش دارد با طرحی نو شکل دیگری از کسب و کار را در بستر جهانی مدیریت کند. طرحی که در دنیا با عنوان SAP شناخته می‌شود و علاوه بر راهیابی به بازارهای جهانی تجربه مدیریت و فعالیت در یک کسب و کار حرفه‌ای را برای اعضا فراهم می‌کند.
معاونت توسعه کسب و کار و فناوری اطلاعات به عنوان یک معاونت تازه نفس که از تیر ماه سال ۱۴۰۲ فعالیت خود را آغاز کرده، این روزها درگیر استقرار یکی از جذاب‌ترین ابزارهای دنیای کسب‌وکار است. مرضیه احدی‌نژاد معاون با تجربه و توانمند و مدیر پروژه SAP درباره این طرح می‌گوید: “به طور کلی شکل‌گیری فعالیت این معاونت در چارچوب کلیه اقداماتی می‌گنجد که می‌تواند در بسترهای اطلاعاتی سازمان نقش‌آفرینی کند” و حالا او و همکارانش این روزها، سخت در حال تلاش برای برنامه‌ریزی و توسعه این پلتفرم جذاب دنیای کسب و کار در شرکت سرمایه‌گذاری و توسعه راهبردی راز (رایزکو) هستند.
او در ادامه شرح فعالیت‌های این معاونت توضیح می‌دهد که طبیعتاً یکی از مهم‌ترین تصمیماتی که در هر سازمانی گرفته می‌شود، موضوع تدوین استراتژی و تعیین خط‌مشی برای سازمان است؛ چرا که بدون داشتن تحلیل‌های دقیق و اولویت‌بندی برنامه‌ها و پروژه‌ها، علاوه بر اتلاف منابع سازمان، چالش‌های گوناگونی برای سازمان ایجاد می‌شود. به همین جهت، واحد استراتژی و پروژه‌ها از تیر ماه سال گذشته، همزمان با شکل‌گیری این معاونت، ایجاد شد.
وقتی از استراتژی سازمان صحبت می‌کنیم، یعنی باید پای حجم بالایی از داده‌ها و تحلیل‌ها در میان باشد. با اتکا به همین تحلیل‌ها و بررسی و تحلیل بازار و رقبا است که می‌توانیم اهداف استراتژیک سازمان را تدوین کنیم و در ادامه با یک نقشه راه منسجم، به تعریف برنامه‌های بهبود برای سازمان اقدام کنیم.
بخش دیگری از حوزه فعالیت این معاونت مربوط می‌شود به توسعه فرآیندهای کسب‌وکار که بیشتر با مفهوم آشنای سیستم‌ها و روش‌ها شناخته می‌شود. گذر از سیستم‌های وظیفه‌گرا به فرآیندگرا، مفهومی است که حالا با گذشت زمان و تولید دانش، دنیای تازه‌ای را به روی ما گشوده است و امیدواریم که این تغییر رویکرد منجر به افزایش چابکی در سازمان شود.
دغدغه دیگر سازمان در سال‌های اخیر، توسعه زیرساخت‌های فناوری اطلاعات و توسعه نرم‌افزارها و سامانه‌ها متناسب با رشد چشمگیر فعالیت‌ها و تنوع کسب‌وکارها بوده است. با همین تفکر، جداسازی واحدهای سخت‌افزار و نرم‌افزار و تفکیک وظایف حوزه زیرساخت، امنیت و شبکه از حوزه نرم‌افزار در سال گذشته انجام شد.
فرصتی برای تعامل با قطعه‌سازان جهانی
احدی‌نژاد با این توضیحات، مجدد به بحث SAP و چرایی استقرار این سیستم در سازمان باز می‌گردد و در ادامه می‌گوید: “با بزرگتر شدن سازمان و توسعه تعاملات بیرونی و افزایش حجم اطلاعات، جای خالی سازوکاری که بتواند با استفاده از آن مدیریت امور را به نحو احسن پیش برد، کاملا احساس می‌شد. تجربه استفاده از این پلتفرم در سایر کشورها خصوصاً در عرصه قطعه‌سازی، سازمان را بر آن داشت تا ما نیز از این دانش بهره‌مند شویم و در کنار مدیریت حرفه‌ای اهداف و برنامه‌ها، به یک جریان جهانی متصل بشویم؛ آن هم در شرایطی که با بزرگتر شدن سازمان، دیگر زیرساخت‌های قبلی کفایت لازم برای پیشبرد امور را نداشت، و چه ابزاری جذاب‌تر از SAP که در ابعاد جهانی مورد استفاده قرار گرفته و امتحان خود را در این زمینه پس داده است.”
اما شاید برای همه‌ی افراد که نام این پلتفرم به گوششان می‌خورد، جالب باشد تا بدانند این پلتفرم قرار است چگونه به کمک ما بیاید؟
مفهوم ERP مخفف Enterprise Resource Planning است که به عنوان برنامه‌ریزی منابع سازمانی تعریف می‌شود و به سیستم جامعی اشاره دارد که برای مدیریت تمامی فرآیندها نظیر زنجیره تأمین، ساخت و تولید، مالی و دیگر امور تجاری یک کسب‌وکار استفاده می‌شود.
در واقع باید گفت ERP-SAP یک راه حل جامع مبتنی بر فناوری اطلاعات است که به ما کمک می‌کند بهره‌وری و راندمان کارها در سازمان را افزایش دهیم و اموری که شاید اکنون نیاز به صرف انرژی زیادی دارند، در کوتاه‌ترین زمان و به سهولت به سرانجام برسد. همچنین، تنوع و سرعت این سیستم در تولید گزارش‌ها، بازوی کمکی برای مدیران در سرعت بخشیدن به تصمیم‌گیری‌های مهم و حیاتی خواهد بود و کیفیت تصمیمات را نیز بهبود خواهد بخشید.
پروژه ERP-SAP از بهمن ماه سال ۱۴۰۳ به صورت رسمی کار خود را آغاز کرد و با پشت سر گذاشتن مراحلی مانند شناخت سازمان و آمادگی، حالا قرار است زیرساخت‌های لازم برای توسعه آن در سازمان آماده‌سازی شود.
در فاز اول، شرکت‌های متمرکز خودروسازی شامل اورند پیشرو، اتحادیه نوین، جنرال کب پارس، پرتو فرازان آویژه کیمیا، آرسام پلاست راز و هوراند پلاستیک و همچنین هلدینگ رایزکو (که در مجموع شامل هفت شرکت می‌شود) در محدوده اجرای این پروژه قرار دارند.
در فاز اول، ماژول‌های زنجیره ارزش سازمان شامل: سرمایه‌های انسانی، مدیریت تأمین مواد، مدیریت انبار، مدیریت فروش و توزیع، برنامه‌ریزی تولید، تعمیرات و نگهداری، مدیریت محصول، مدیریت کیفیت، مدیریت مالی، مدیریت بهای تمام شده و مدیریت مستندات در این هفت شرکت پیاده‌سازی خواهد شد و در ادامه نیز، علاوه بر افزودن سایر ماژول‌های مورد نیاز سازمان، سایر شرکت‌های زیرمجموعه نیز به این پلتفرم مجهز می‌شوند.
ساختار تیمی پروژه SAP
تیمی که برای اجرای پروژه تشکیل شده، کارگروهی است شامل مدیران محصول، معماران پیاده‌سازی ماژول از شرکت پیمانکار، کاربران اصلی که همکاران واحد توسعه کسب و کار و فناوری اطلاعات هستند و وظیفه پشتیبانی و توسعه سیستم را بر عهده دارند و کاربران کلیدی که به عنوان نمایندگان هر یک از حوزه‌های سازمان در نهایت قرار است از این ماژول‌ها استفاده نمایند.
این تیم به صورت یکپارچه با یکدیگر در تعامل و ارتباط هستند تا علاوه بر فراگیری دانش مورد نیاز برای استفاده از این سیستم، به طور عملی با چالش‌ها و اشکالات احتمالی مواجه و راه‌حل مناسب برای رفع آن را پیدا کنند. از طرفی کلیه تیم‌ها هر روز جلساتی را به صورت Scrum Meeting برگزار می‌کنند و کلیه اعضا را در جریان آخرین یافته‌ها و اقدامات شکل گرفته قرار می‌دهند. عمده این جلسات صبح‌ها و به صورت خیلی کوتاه برگزار می‌شوند.
معاون توسعه کسب‌وکار و فناوری اطلاعات هلدینگ رایزکو می‌گوید، یکی از نکاتی که در این پروژه برای ما اهمیت بالایی دارد آشنایی و فراگیری کارکنان با مفاهیم و عبارات انگلیسی در این پروژه است؛ چرا که با شروع به کار ماژول‌ها لازم است این مفاهیم به درستی از سوی کلیه کاربران فرا گرفته شود. در حال حاضر بیش از صد نفر به طور مستقیم برای پیشبرد پروژه مشغول به کار هستند، هرچند که با وجود تلاش بی‌وقفه همکاران، حجم کار به قدری وسیع و گسترده است که هنوز هم حضور تعداد بیشتری از نفرات را برای هرچه بیشتر و سریعتر پیش برد امور می‌طلبد.
سختی‌هایی که به شیرینی مبدل شد
احدی‌نژاد می‌گوید: وقتی از وسعت و بزرگی کار صحبت می‌کنیم، زمانی را به خاطر می‌آورم که با شروع گمانه‌زنی‌ها برای شروع پروژه در سازمان خیلی از افراد معتقد بودند برای این کار باید کفش آهنی به پا کنم. با شروع آن و دریافت واکنش‌های بسیار مثبت و انگیزاننده از سوی همکاران هرچند که با کار بسیار سخت و گسترده‌ای روبرو هستیم اما این واکنش‌ها سختی‌ها را هم شیرینی مبدل می‌کند و طبیعتا پیشبرد کار برای ما راحت‌تر می‌شود. وقتی می‌بینم همکارانمان در سازمان آنقدر تشنه یادگیری هستند و برای درگیر شدن با پروژه به صورت خودجوش اعلام آمادگی می‌کنند بسیار برایم لذت‌بخش است. البته در این میان ما هم تلاش کردیم پروژه را در مسیری حرفه‌ای ادامه دهیم. تمام تلاش من و همکارانم در راستای چابک‌سازی سیستم است تا هرچه سریعتر و روان‌تر به سمت اهداف کلان و بلند مدیریت ارشد سازمان حرکت کنیم و همان‌طور که هدف‌گذاری کرده‌ایم در سال ۱۴۰۵ یکی از ۵۰ هلدینگ برتر باشیم و این مهم را به بهترین شکل ممکن اجرا کنیم.